Do sporządzenia każdej umowy niezbędne są dane osobowe Stron (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu, PESEL, adres zamieszkania), zaś w przypadku firm dodatkowo aktualny odpis z KRS lub Wpis do ewidencji działalności gospodarczej, numer NIP i REGON.
Nadto, w razie wątpliwości Notariusz może żądać przedstawienia podstawy nabycia, czyli np. przydziału lub wypisu aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny, umowy o przekształcenie spółdzielczego lokatorskiego prawa w spółdzielcze własnościowe lub innego dokumentu.
Stosownie do art. 19 ustawy z dnia 28 lipca 1983 r. o podatku od spadków i darowizn jeżeli przedmiotem aktu notarialnego, który ma być sporządzony, lub dokumentu, co do którego notariusz ma uwierzytelnić podpis, ma być zbycie praw do spadku albo zbycie lub obciążenie rzeczy lub praw majątkowych uzyskanych tytułem, dziedziczenia, zapisu zwykłego, dalszego zapisu, zapisu windykacyjnego, polecenia testamentowego, darowizny, polecenia darczyńcy, zasiedzenia, nieodpłatnego zniesienia współwłasności, zachowku, jeżeli uprawniony nie uzyskał go w postaci uczynionej przez spadkodawcę darowizny lub w drodze dziedziczenia albo w postaci zapisu, nieodpłatnej: renty, użytkowania oraz służebności, notariusz może dokonać tych czynności tylko za uprzednią pisemną zgodą naczelnika urzędu skarbowego albo po przedstawieniu zaświadczenia wydanego przez naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego, że nabycie jest zwolnione od podatku, że należny podatek został zapłacony albo zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia.
Celem uniknięcia ewentualnych nieporozumień pomiędzy stronami przy umowach sprzedaży lokalu z księgą wieczystą oraz spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu należy również okazać zaświadczenie Zarządcy o niezaleganiu z bieżącymi należnościami lub zaświadczenie o niezaleganiu z bieżącymi należnościami uiszczanymi na rzecz spółdzielni oraz zaświadczenia o wymeldowaniu wszystkich osób zamieszkujących w lokalu.